Kreiranje putnog naloga
U sledećem tekstu biće opisana kompletna upotreba putnih naloga u Business Central-u. Unosom u pretragu putni nalozi otvara se lista putnih naloga, listu kreiranih putnih naloga čine nalozi koji još nisu proknjiženi, koja čekaju odobrenje ili finalnu dokumentaciju. Kreirani putni nalozi se mogu otvoriti 2x klikom na red, a izborom funkcije novi kreiraće se putni nalog.
Polja na kartici putnog naloga biće objašnjena u nastavku:
Opšte:
- Br. - sistem automatski dodeljuje brojeve putnih naloga iz definisane brojčane serije.
- Status - ovo polje prikazuje status putnog naloga. Može biti: Otvoreno, Odobravanje neobrađeno, Izdato, Stornirano. Status zavisi od toga šta je urađeno na putnom nalogu.
- Br. dobavljača - broj zaposlenog koji se šalje na službeni put. Kada se izabere broj zaposlenog, sistem automatski prenosi na putni nalog podatke sa kartice zaposlenog kao i dimenzije koje su unete za određenog zaposlenog (ukoliko ih ima).
- Ime - puno ime i prezime koje se popunjava automatski unosom broja zaposlenog.
- Adresa – popunjava se automatski unosom broja zaposlenog.
- Datum dokumenta - sistem unosi datum kada je dokument kreiran (datum obrade).
- Datum knjiženja - ovo polje se popunjava kada se dokument knjiži.
- Šifre opisa knjiženja - ovde se može izabrati putni nalog kao šifra opisa, tako da će sistem automatski popuniti opis knjiženja.
- Opis knjiženja- popunjava se automatski odabirom šifre opisa knjiženja, može se promeniti po potrebi.
- Svrha putovanja - treba uneti ručno, kao tekst.
- Početak planiranog putovanja - planirani datum kada zaposleni treba da putuje. Ovo polje ne mora da predstavlja kada je putovanje zaista počelo i služi samo u informativne svrhe.
- Planirani kraj putovanja - planirani datum povratka zaposlenog sa službenog puta. Ovo polje ne mora da predstavlja kada se putovanje zaista završilo i služi samo u informativne svrhe.Vrsta vozila - vrsta prevoza koja se bira na službenom putu. To može biti: službeni automobil, privatni automobil, autobus, voz, avion, taksi.
- Registarski broj - registarski broj službenih registarskih oznaka automobila, ako se koristi taj vid prevoza za putovanje.
- Šifra valute – ovo polje određuje šifru valute putnog naloga, ako je uneta vrednost sistem će javiti grešku prilikom knjiženja ako je uneta valuta u redovima putnog naloga koja je drugačija od dovde definisane ili lokalne valute. Izostavljanjem ovog polja sistem će dozvoliti knjiženje različitih valuta u redovima.
Redovi putnog naloga:
U redovima se prvo popunjavaju relacije. Moguće je staviti više ruta u jedan putni nalog, ako postoji jedan zaposleni koji putuje kroz više zemalja na službenom putu. Takođe, potrebno je uneti datum i vreme za svaku rutu kada je zaposleni otišao i datum i vreme završetka putovanja na toj ruti. Na osnovu unosa datuma i vremena, sistem automatski izračunava koliko sati je potrošeno na put i dnevnica za to. Evo pravog načina da popunite redove na putnom nalogu:
- Vrsta - ovde birate da li je: relacija, dnevnica, trošak.
- Br - se automatski popunjava izborom tipa.
- Opis - unesite detaljniji opis rute. Ako je odabrana Relacija, u opisu se mogu navesti različite rute ( npr. Dubai, Beograd - Dubai, Beograd - Granica, Granica - Beč, itd.).
Početak putovanja - u slučaju relacije ovde se može definisati kada je putovanje zaista počelo za ovu konkretnu rutu.
Završetak putovanja - u slučaju relacije ovde se može definisati kada se putovanje zaista završilo za ovu konkretnu rutu. Takođe, ako su definisana polja Početak putovanja i kraj putovanja sistem će izračunati količinu za relaciju.
Jedinica mere - unesite jedinicu mere za izabrani vrstu reda.
Šifra valute - šifru valute treba uneti u zavisnosti od zemlje u koju zaposleni putuje. Ako je polje ostavljeno prazno, sistem automatski uzima LVT (lokalnu valutu) kao valutu.
Jedinična cena - unesite cenu po jedinici mere. Ako je tip Relacija, cenu treba ostaviti prazno.
Količina - unesite broj plata koje treba isplatiti ili dana smeštaja. Kada je vrsta reda relacija, nije potrebno unositi količinu, sistem će automatski računati sate provedene na službenom putu.
Iznos - sistem izračunava iznos, a dobija se množenjem vrednosti u poljima količina i jedinična cena.
Iznos (LVT) - u ovom polju iznos se konvertuje i prikazuje u lokalnoj valuti.
Šifra popusta - ukoliko postoji umanjenje dnevnice za uključene obroke, može se izabrati kombinacija obroka na osnovu koje će se obračunati umanjenje dnevnice.
Broj dokumenta – u slučaju troškova koji nisu označeni sa platio zaposleni, kako bismo imali potpunu evidenciju potrebno je da se u ovom polju upise pristigli broj računa na koji se red odnosi.
Funkcionalnost obračuna dnevnice
Kada se definišu redovi sa relacijama, može se pokrenuti obračun dnevnice. Na putnom nalogu pod opcijom Radnje birate Funkcije, kliknite na izračunaj dnevnicu.
Sistem će automatski izračunati i dodati red za svaku unapred definisanu relaciju.
Nakon obračuna dnevnice, uneti troškove u redove putnog naloga.
Nakon unosa redova (relacija, dnevnica, trošak) u redu troška je neophodno da se čekira polje Trošak placa kompanija samo ukoliko je trošak plaćen karticom kompanije polje se čekira kako ne bih ušao u obračun za isplatu zaposlenom, već je samo evidentiran u putnom nalogu kao podatak. Trošak koji je čekiran nema stavove knjiženja u putnom nalogu, tj. neće biti knjižen u glavnu krnjagu kroz putni nalog.
Knjiženje akontacije za putne troškove
Ukoliko je zaposleni dobio akontaciju za službeni put, neophodno je uneti podešavanje za knjiženje. Na kartici Podešavanje putnih naloga možete da pronađete zatvaranje različitih grupa knjiženja i podrazumevanu grupu knjiženja za avansne uplate. Kako biste knjižili avans i povezali ga sa putnim nalogom, potrebno je da podesite polja kao na slici.
Podesite podrazumevanu knjižnu grupa za avansne uplate na konto koji želite da koristite prilikom knjiženja avansnog plaćanja prema zaposlenom. Ovo polje će uticati na uplate unapred samo za zaposlene koji putuju. Podesite polje zatvaranje različitih knjižnih grupa, kako biste mogli da povežete avansno plaćanje zajedno sa proknjiženim putnim nalogom.
Postoje dva načina knjiženja avansa za putne naloge:
- Knjiženje putem elektronskog plaćanja.
- Knjiženje direktno na putnom
Slede instrukcije za oba načina knjiženja.
Knjiženje avansa - elektronska plaćanja
Ukucajte Nalozi plaćanja na traci za pretragu. U nalogu treba popuniti redove za određenog zaposlenog koji putuje. Kada je vrsta konta dobavljač neophodno je da se čekira polje akontacija kako bi se promenila grupa knjiženja (tj. konto). Grupa knjiženja će biti avans.
Nakon unosa, proverite pregled knjiženja, klikom na Knjiži/Štampaj -> Pregled knjiženja
Dobija se sledeći prikaz:
Knjiženje avansa iz putnog naloga
Prilikom kreiranja putnog naloga postoji i mogućnost da se avans za taj putni nalog odmah knjiži, u okviru radnje klikom na proknjiži akontaciju za službeni put.
Otvara se nova stranica koja proknjiži akontaciju službenog puta. Za ovu avansnu uplatu broj dobavljača (broj zaposlenog koji putuje) i broj dokumenta uzimaju se iz tekućeg dokumenta putnog naloga. Broj protivkonta je bankovni račun, unesite iznos.
Nakon što popunite sva potrebna polja za avansnu uplatu, klikom na u redu se knjiži red dnevnika. Odobreni iznos se ažurira u zaglavlju putnog naloga u polju Odobreni iznos kao i šifrom valute odobrenog iznosa. Nakon ove radnje nisu potrebne nikakve dodatne radnje da se poveže putni nalog sa avansnim plaćanjem. Na kartici putnog naloga u delu opšte pod odobreni iznos će se pojaviti iznos knjižene akontacije. Ova funkcija zadužuje konto tekućeg računa i konta dnevnice.
Povezivanje avansnog plaćanja sa putnim nalogom
U slučaju da se avansna uplata vrši putem elektronskog plaćanja (postupak objašnjen u primerima iznad), povezivanje iste treba izvršiti na sledeći način:
Ako je zaposleni već́ primio neki iznos unapred, za unos tipa i broja završnog dokumenta idete na radnje pa funkcije i zatim na Zatvori stavke.
Otvoriće se stranica na kojoj se željena uplata može označiti brojem dokumenta. Potrebno je pozicionirati na red sa pravom uplatom, a zatim kliknuti na funkciju Postavi ID za zatvaranje.
Nakon toga treba kliknuti na U redu i onda smo završili sa procesom dodele ID za zatvaranje. Ukoliko je ceo proces popunjavanja putnog naloga gotov a ostalo je samo da se poveže uplata sa putnim nalogom, što smo i uradili. Nakon toga potrebno je kliknuti na U redu. Kada se proknjiži putni nalog, automatski će se i zatvoriti stavke naloga sa redom uplate.
Izdavanje putnog naloga
Da bi se izdao putni nalog, sa tab-a Početno potrebno je izabrati funkciju radnje pa Izdaj. Ovu funkciju koristimo kako bi nam olakšala kada postoji veliki broj putnih naloga koje treba da predamo radniku koji putuje pre samog polaska na put. Kada nalog ima status Izdaj, on ne može da se obriše sa liste putnih naloga, nije moguće menjati sadržaj unutar naloga.
Nakon što se putni nalog izda može se ponovo otvoriti. Funkcija Ponovo otvori se takođe nalazi pod Radnje. Ova funkcija nam omogućava da možemo da nastavimo unos svih podataka nakon povratka zaposlenog sa službenog puta.
Knjiženje putnog naloga
Knjiženje putnog naloga vrši se funkcijom Proknjiži koja se nalazi pod opcijom Radnje.
Proknjiženi putni nalozi se mogu pronaći kada u pretragu potražite pojam proknjiženi putni nalozi.
Dvostrukim klikom na red sa putnim nalogom otvara se kartica dokumenta sa statusom proknjiženo. Možemo proveriti naše stavke u GK na stranici proknjiženi putni nalozi pa na radnje pa na pronađi stavke. Prikaz stavki u GK koji su proknjiženi.
Storniranje putnog naloga
Da biste stornirali proknjižen putni nalog, pronađite željeni proknjiženi putni nalog za storniranje sa liste proknjiženi putni nalozi. U pretragu kucate proknjiženi putni nalozi, dobićete listu naloga koji su proknjiženi. Nalog treba selektovati, klikom na njega. Na kartici Ispravke -> Opozovi.
Nakon što izaberete u redu putni nalog pri pokretanju ove radnje, proknjiženi putni nalog će biti storniran i na listi proknjiženih putnih naloga će biti promenjeno polje status u Storniran. Primer je na sledećoj slici.
Stavke u našim knjigama će biti na istim pozicijama ali sa predznakom minus (-). Stavke možemo proveriti na istoj stranici proknjiženi putni nalozi pa na funkciju Radnje - > Pronađi stavke -> Stavke glavne knjige. Dobićemo sledeći prikaz i na taj način je storniran putni nalog.
Pokretanje obračuna poreza za putni nalog
Potražite termin Obračun poreza za putni nalog na traci za pretragu, a zatim kliknite na izveštaj. Stranica sa zahtevom će se prvo pokrenuti sa potrebnim informacijama. Polja su objašnjena u nastavku.
- Napuni naloga za knjiženje – polje koje daje stavove za knjiženje poreza u nalogu za knjiženje, njegovom potvrdom dobijamo pregled izveštaja i generisani nalog za knjiženje, u koliko nije čekirano neće se popuniti nalog za knjiženje. Moguće je videti samo prikaz i proveriti očekivan iznos poreza bez stavova za knjiženje, kada polje nije čekirano
- Broj dokumenta - ovo polje treba popuniti brojem dokumenta za kreiranje redova dnevnika za obračun. Ako izostavite ovo polje, sistem će kreirati broj dokumenta iz serije brojeva izabranog naziva serije.
- Obrazac naloga knjiženja - izaberite šablon dnevnika za kreiranje redova dnevnika.
- Ime grupe - izaberite šablon u okviru koga se formiraju stavovi za knjiženje.
- Br. - popunite broj putnog naloga ako želite da izračunate iznose poreza za određeni putni nalog.
- Datum knjiženja - unesite datum knjiženja putnih naloga za koji želite da izvršite obračun
Prikaz obračuna poreza putnog naloga vam pokazuje obračun po putnom nalogu i zaposlenom. U prvom delu izveštaja je pojedinačna specifikacija koja vam daje spisak svih putnih naloga po zaposlenom za traženi period dok u delu zbirna specifikacija prikazuje iznos osnovice i poreza po zaposlenom za traženi period.
Ukoliko je zaposleni imao više službenih puteva iznos osnovice i poreza će u prvom delu piti prikazana kao niz putnih naloga za koji je obračunat porez, dok u zbirnoj specifikaciji je prikazano zbirno po zaposlenom.
Nalog za knjizenje sa stavovima u redu naloga.
Nakon što je nalog popunjen, može da se proknjiži, klikom na Knjiži/Štampaj a pre knjiženja možete proveriti vaše stavove za knjiženje na pregled knjiženja. Pregled knjiženja se nalazi na funkciji Knjiži/Štampaj. Nakon provere možete da knjižite.
Pokretanje obračuna na nalogu za knjiženje
Na traci za pretragu otkucajte nalozi knjiženja klikom na njih otvora se stranica.
Kada odaberete odgovarajući obrazac, otvara se nalog za knjiženje na kom možete da pokrenete generisanje stavova za knjiženje. Na kartice radnje možete pronaći funkciju putni nalog. Izaberite grupu, a zatim radnju za obračun poreza.
Kreiraće se redovi sa obračunatim porezom za knjiženje sa porukom uspešno popunjeni! Potvrdite u redu.
Nakon potvrde da je uspešno nalog popunjen, može da se knjiži.
Nakon knjiženja poreza možemo da proverimo za koje putne naloge smo obračunali porez. Pretraživanjem termina Proknjiženi putni nalozi u traci za pretragu otvoriće se lista proknjiženih putnih naloga. Možete videti informacije da li su iznosi poreza izračunati za proknjižen putni nalog u polju izračunati iznosi poreza.
Klikom na red proknjiženog putnog naloga otvara se kartica putnog naloga koja u zaglavlju ima polje Obračunati porez za putni nalog (da). Jednom obračunat putni nalog se više neće obrađivati u obračunu poreza.
Storniranje poreza za putne troškove
Kada se vrši storniranje putnog naloga koji je objašnjen u tekstu pod tačkom 7, obavezna je provera da li je za isti putni nalog vezan porez, tj. da li je taj putni nalog stekao sve uslove za obračun proza pa je porez i obračunat. Kako bi se izbegao nesklad u storniranim putnim nalozima i obračunatim porezima za naloge koji su stornirani, kontrola se vršim na proknjiženom putnom nalogu u delu zaglavlja, kao na slici.
Klikom na DA otvaraju se stavke glavne knjige na kojoj se vidi knjiženje poreza.
Na istoj stranici na akciji Obrada imamo funkciju storniraj transakciju, kao na slici.
Potvrdom ove funkcije otvara se sledeći prozor.
Klikom na storniraj dobijamo obaveštenje.
Potvrdom na DA, stavke će u stavkama glavne knjige dobiti minus ispred samog iznosa, tj. biće stornirane, kao na slici.
Izveštavanje o putnim nalozima
Unesite pretragu putni nalozi. Kada dobijete listu putnih naloga kliknite na broj dokumenta putnog naloga da biste otvorili izveštaj. Otvaranjem putnog naloga klikom na karticu Izveštaj - > Odštampaj, kao na slici.
Nakon toga se otvara novi prozor:
- Ukoliko želimo format u PDF, Excel-u, Word-u, za dalje slanje mail-om
- Štampamo
- Vidimo pregled
- Odbijemo funkciju, vraćamo se na putni nalog
Ovo je izveštaj koji se štampa pre odlaska na službeni put koji zaposleni treba da popuni sa troškovima tokom putovanja. Na osnovu toga odgovorno lice treba da unese podatke u putni nalog.
Sledeći izveštaj objašnjen u tekstu vam prikazuje obračun putnog naloga. Unesite u pretragu putni nalozi. Na listi putnih naloga kliknite na broj dokumenta putnog naloga da biste otvorili izveštaj. Na kartici Povezano ima funkcija Obračun putnog naloga
Na isti način se može odštampati i proslediti dalje u ponuđenim formatima klikom na pošalji (otvara se ponuda formata za slanje). Izveštaj nam daje sve informacije o zaposlenom koje su već kreirana na kartici zaposlenog kao i iznos i broj dnevnice, informacije o valutama, u koliko obračun sadrži više valuta, kao i iznose za uplatu, i akontaciji u koliko je bilo.
Klikom na pregledaj na stranici zahteva biće prikazan obračunati putni nalog.
Statistika putnog naloga
Pored navadih izveštaja imamo i statistiku koja prikazuje podatke sa redova putnog naloga. Izveštaj je po valutama i iznosima. U zaglavlju izveštaja statistika putnog naloga u delu ukupno plaća preduzeće biće prikazan iznos samo ako je u redovima uključena ta funkcionalnost. Ukupan iznos knjiženje koji je prikazan na zaglavlju izveštaja će prikazati iznos koji se knjizi, izuzima iznos koji plaća kompanija, koji se prikazuje u redu ispod u polju ukupan iznos plaća kompanija.
Ako u redovima putnog naloga nemo čekirano polje Troškove placa kompanija onda je polje u izveštaju ukupno plaća kompanija sa nulom.
Troškovi zaposlenog po službenom putu
Zaposleni koji je na putu u svakom trenutku vam može dostaviti nastale troškove službenog puta. Troškovi se uključuju u odgovarajući putni nalog koji je kreiran za određenog zaposlenog. Nakon dostavljanja nastalih troškova koji je zaposleni putem mobilne aplikacije slikao i priključio svom putnom nalogu imate obavezu njihovog odobravanja po završetku provere priključenih računa, tj. troškova. Provere i odobravanja se prate kroz statuse putnog naloga. Prilikom odobravanja kao i drugih funkcija putni nalog dobija nove statuse što osigurava lakše praćenje procesa u putnim nalozima, objašnjeno u daljem tekstu.
Izdaj nalog za unos troškova nastalih na službenom putu
Kada imate kreiran nalog službenog puta za koji treba da unesete račun koji je slikan, u nalogu mora biti definišemo ime korisnika (ime zaposlenog koji je na službenom putu), i status naloga mora biti Izdato, u suprotnom nije moguće videti putni nalog u aplikaciji.
Nalog će dobiti status izdato klikom na dugme Izdaj.
Kada su oba polja kao sa slike podešena, zaposleni koji je na službenom putu će moći da vidi svoj nalog i da uz nalog prikači slikana dokumenta.
Unos troškova nastalih na službenom putu
Na aplikaciji zaposlenog koji je na službenom putu vidi se kreiran nalog za službeni put koji je spreman i na koji može dodati slikani računi. Da bismo slikali račun treba da kliknemo Kreiraj putni trošak sa kamere.
Na slici vidimo:
- Da je kreiran službeni put.
- Da račun može da se slika.
Klikom na Kreiraj putni trošak sa kamere otvara nam se sledeći prozor, koji je objašnjen u koracima.
- - označava trošak koji je definisan u šafraniko troškova, spisak definisanih troškova za službeni put se vide klikom na tri tačke, u polju se vidi samo naziv troška koji sa sobom nosi konto koji je dodeljen tom trošku (npr. pisalo bi gorivo, putarina, reprezentacija).
- Opis putnog troška - podrazumeva da zaposleni nije našao u šifarniku ili nije siguran koji trošak treba da izabere pa će preskočiti deo za broj i upisati trošak.
- Šifra valutu - ukoliko je trošak u drugoj valuti pa je neophodno da se izabere valuta, klikom na tri tačke otvara se spisak valute, kada je LVT ništa se bira, polje se preskače.
- Iznos platila kompanije - je iznos koji je plaćen npr. karticom kompanije, taj iznos se ne refundira zaposlenom
- Iznos platio zaposleni - je iznos koji je zaposleni platio sopstvenim novcem i neophodno je da se izvrši refundacija ka
- Komentar - ukoliko zaposleni želi da doda neku napomenu vezanu za račun koji prilaže uz putni
- Klikom na znak tačno potvrđujete unos podatak i na taj način se formiraju novi redovi u putnom nalogu. Klikom na znak x poništen je unos podataka i nema novih redova u putnom nalogu.
Redovi koji je zaposleni kreirao se mogu videti na putnom nalogu koji čeka na odobrenje i proveru slikanog računa. Nalog za službi put je promenio status iz Izdato -> Odobravanje neobrađeno (kao na slici).
Troškovi koje je zaposleni uneo su u dva reda u putnom nalogu, jer se jedan iznos refundira, a drugi se samo prikazuje kao trošak u putnom nalogu.
Redovi:
- U polju troškove plaća preduzeće koja je u redovima sa oznakom tačno je deo koji nam pokazuje šta će se isplatiti
- Kako bi se odobrio i proverio račun neophodno je da kliknete na broj ulaznog dokumenta, broj sistem sam dodeljuje, za proveru i odobravanje otvara se sledeći prozor:
Klikom na izdaj, ponuđene su tri mogućnosti:
- Izdaj je status nakon
- Status izdaj se može promeniti u Ponovo otvori koji koristimo kada želimo da izvršimo neku promenu nakon što smo izdali, pa nakon provere ponovo vraćamo status
- Odbaci je status kojim se odbija trošak koji je uključen u putni nalog, ali se neće sam obrisati iz redova naloga, nalog neće moći da se proknjiži sve dok se ne dodeli status Izdato na trošku (dok se ne proveri i nadomesti), ili dok ga skroz ne obriše iz reda putnog naloga. Poruka koja se javlja kada je trošak u statusu Odbijeno:
4. Status na trošku se menja prema dodeljenom (izdato, ponovo otvoreno, odbijeno).
- Klikom na glavni prilog postavljenu sliku otvara se prikaz slikanog dokumenta.
- Klikom na zapis nas vodi na početnu stranu putnog
Promena statusa i knjiženje naloga sa unetim troškovima putovanja
Kada smo sve proverili i dodeli status Izdaj troškovima koji je zaposleni sa službenog puta dodelio svom putnom nalogu, možemo da knjižimo putni nalog. Pre samog knjiženja, moramo da mu promenimo status, to radimo na opciji Radnje -> Funkcije -> Odobri.
Na ovaj način nam se menja status u Izdato i nalog je spreman za knjiženje, kao na slici ispod. Klikom na funkciju knjiži nalog će biti proknjižen.
