Nabavka OS
Nabavka OS se knjiži preko nabavne fakture ili porudžbine. Ovi dokumenti se nalaze na meniju Nabavka ili kucanjem u brzu pretragu ključne reči Nabavna faktura ili Nabavna porudžbina.
Zaglavlje se popunjava kao i kod bilo druge nabavke (unese se br. dobavljača i podese se uslovi i datum nabavke).
Redovi se popunjavaju na sledeći način:
- U polju Vrsta potrebno je izabrati opciju Osnovno sredstvo
- U polju izabrati novootvorenu karticu OS
- Direktni trošak po jedinici bez PDV-a : unosi se vrednost OS po fakturi
- Šifra knjige amortizacije povlači se sa kartice OS za knjigu koja je integrisana sa GK
- U polju Vrsta knjiženja OS izabrati Trošak nabavke
- Kolona Priprema OS- čekira se ukoliko se OS prvo knjiži na konto za pripremu
- U polju Dupliranje u knjigu amortizacije možete izabrati neku od pomoćnih knjiga OS i to je obično
Poreska knjiga.
- Grupa knjiženja proizvoda za PDV – prenosi se sa podešavanja konta za OS i to su grupe knjiženja koje se koriste samo kod knjiženja OS
Nakon toga faktura je spremna za knjiženje. Knjiženjem ove fakture, na kartici osnovnog sredstva se ažuriraju odgovarajuća polja sa iznosom na polje Pripreme (primer na slici) ili troška nabavke i Knjigovodstvena vrednost.
Nalog aktivacije osnovnog sredstva
Ukoliko je prilikom knjiženja fakture OS stavljeno na pripremu potrebno je uraditi njegovu aktivaciju. Aktivacija osnovnih sredstava se pokreće sa kartice osnovnog sredstva, klikom na dugme Aktivacija osnovnog sredstva i otvara se Nalog OS u GK preko kojeg se knjiže sve promene vezane za računovodstvenu knjigu amortizacije.
Klikom na da nalog je automatski popunjen sledećim stavkama, od kojih se prvi red odnosi na stavku Pripreme (potražna strana), a drugi red na stavku Troška nabavke (dugovna strana).
Sistem predlaže ukupan iznos pripreme za aktivaciju, a korisnik treba da ažurira datum knjiženja, broj dokumenta, dupliranje u knjizi amortizacije za vrstu stavke Trošak nabavke. Nakon toga, kliknite na ikonicu Proknjiži i potvrdite da želite da izvršite knjiženje.
Na kartici osnovnog sredstva koje smo aktivirali, vide se promene u redovima knjige amortizacije:
Polje Aktivirano je sada čekirano, što označava da smo aktivirali osnovno sredstvo. Trošak pripreme je nula, a povećala se Knjigovodstvena vrednost OS, kao i polje Trošak nabavke.
Evidencija zaduženja/razduženja OS
Kako bi korisnici u bilo kom trenutku imali informaciju da li je neko od osnovnih sredstava raspoloživo postoji opcija Zaduženje OS. Zaduženje osnovnog sredstva (vrsta) moguće je po:
- Lokaciji
- Kupcima
- Zaposlenima
Proces pokretanja zaduženja ili razduženja osnovnog sredstva pokrećemo sa kartice Osnovnog sredstva popunjavanjem polja na tabu Opšte postavke - Odgovorni zaposleni/kupac.
Na ovaj način zaposlenima/kupcima dodeljena su osnovna sredstva.
Istorija osnovnog sredstva
Funkcionalnost omogućava praćenje Osnovnih sredstava po lokaciji, odgovornom zaposlenom/kupcu. Uključuje i izveštaj, sa svrhom provere lokacije i dodele Osnovnog sredstva određenom zaposlenom/kupcu.
Da bi stavke istorije osnovnog sredstva bile omogućene, potrebno je aktivirati Istorija osnovnih sredstava u okviru Podešavanja osnovnih sredstava:
Za svako osnovno sredstvo, neophodno je podesiti na kartici odgovarajuće informacije:
- Uneti ili promeniti vrednost u polju Šifra lokacije OS – odgovorni zaposleni – odgovorni Sistem će prikazati poruku dodele/izmene. Potvrdom na opciju „Da”, potvrdićete izmenu. Automatski se kreira nova stavka istorije OS sa svim važnim podacima
- Sistem prikazuje poruku o mogućnosti štampe izveštaja o zaduženju/razdruženju osnovnog sredstva
- Nove stavke možete proveriti u okviru taba Povezano– Osnovna sredstva – Istorija
U svakom trenutku možete doći do izveštaja o istoriji promena OS (zaduženja i razduženja).
- U pretragu unesite Istorija OS
- Grupišite po lokaciji, odgovornom zaposlenom ili kupcu
- Do dana – prikaz svim stavki nastalih do tog dana
- Dodatni filteri po broju OS, datumu kreiranja, novoj ili staroj vrednosti
Knjiženje održavanja
U sklopu lokalizacije dodavanjem polja konto u tabeli šafranika održavanja, omogućena je opcija naprednog knjiženja na različitim kontima troškova održavanja, dok se knjiženje po standardima u Business Centar-u automatski vršilo na jedan konto. Nakon što su sagledane potrebe klijenata održavanje je podeljeno na više celina (servis, održavanje vozila, održavanje delovi)
Knjiženje održavanja OS može se vršiti kroz Nalog OS u GK ili kroz Nabavnu porudžbinu ili fakturu.
Za održavanje osnovnih sredstava (ako preduzeće nema službu internog održavanja) uvek stiže faktura od dobavljača što bi značilo da ona treba da se unese u nabavnu porudžbinu ili fakturu.
Unosi se kao svaka faktura u nabavci: u zaglavlju se bira dobavljač, datumi, u redovima se bira osnovno sredstvo (ili više OS) za koje je rađeno održavanje, a kao Vrsta stavke OS bira se Održavanje i bira se Šifra održavanja, unose se Količina i Iznos:
Nakon knjiženja, troškovi održavanja će se kroz glavnu knjigu evidentirati na kontima klase 5. Neće doći do uvećanja vrednosti osnovnog sredstva, ali će za to osnovno sredstvo u stavkama održavanja postojati podatak o ovom trošku.
U sistemu je dodata tabela u kojoj se vrši podešavanje za svaku šifru održavanja (konto klase 5 na koju će se knjižiti održavanje) kako bi se knjižilo održavanje na konto klase 5.
REDOVAN SERVIS
Stavkama knjige održavanja moguće je pristupiti sa kartice OS: Povezano-Istorija-Stavke knjige održavanja.
Kartica osnovnog sredstva
Ovaj izveštaj nam pokazuje karticu osnovnog sredstva sa informacijama o knjigovodstvenoj vrednosti, iznosima osnovne i poreske amortizacije.
U pretragu ukucati ključnu reč: Kartica OS. Otvoriće se sledeća stranica na kojoj je neophodno uneti:
- Broj osnovnog sredstva
- Knjiga amortizacije
Ista funkcija se može pokrenuti sa kartice osnovnog sredstva. Klikom na Izveštaj -> Katrica osnovnog sredstva
Popis osnovnih sredstava
U pretragu ukucati ključnu reč: Lista zaliha OS. U tabu opcije popunjavaju se sledeća polja:
- Knjiga amortizacije: osnovna ili poreska,
- Br dokumenta: koji se unosi ručno,
- Datum dokumenta
- U poljima Odštampaj OS vrednost: ukoliko je čekirano prikazuju se OS koja imaju vrednost,
- U poljima Odštampaj OS sa nultom vrednosti: nalaze se OS koja nemaju vrednost
- Grupiši prema: su filteri koji su kreirani prilikom knjiženja osnovnih sredstava, pa se izveštaj može prikazati po sledećim parametrima - nijedno, samo šifra lokacije OS, samo odgovorni zaposleni, lokacija OS i odgovorni, odgovorni i lokacija.
U tabu Osnovno sredstvo korišćenjem filtera moguće je izabrati konkretno OS ili izvršiti pregled za sva OS.
Pokretanjem pregleda dobija se prikaz kao na slici ispod:
Nalog preklasifikacije artikla u OS/prenos OS u artikl
Često postoji potreba da se nešto što je nabavljeno i proknjiženo u šifarniku artikala preklasifikuje i registruje kao osnovno sredstvo ili obrnuto.
Prenos artikala u OS se može vršiti kreiranjem dokumenta preklasifikacije artikala u OS gde se vrednost artikla prenosi na vrednost OS kao i naknadne korekcije troškova.
Rad sa dokumentima
Postoje dve vrste dokumenata:
- Preklasifikacija artikla u OS
- Preklasifikacija OS u artikal
Preklasifikacija artikla u OS
Unosom u brzu pretragu Preklasifikacija Artikla u OS i pokretanjem akcije Novi otvaramo novi nalog za preklasifikaciju i vršimo prenos artikla u OS.
U zaglavlju naloga je potrebno uneti sledeće podatke:
- Datum knjiženja i datum knjiženja OS na koji se radi knjiženje.
- Uneti broj OS izborom kartice koja je prethodno otvorena u šifarniku
- Definisati dupliranje u knjizi amortizacije (ukoliko se vodi evidencija od dodatnim knjigama amortizacije).
- Proveriti vrstu knjiženja OS
- Čekirati polje amortizacija po datumima knjiženja u zavisnosti od vrste knjiženja (prethodno polje).
U redovima se unose podaci vezani za artikal:
- Broj artikla koji se preklasifikuje
- Lokacija na kojoj se nalazi
- Količina koja je utrošena
Dodatno se mogu uneti dimenzije na samim redovima. Grupe knjiženja se prenose sa podešavanja. Jedinični iznos se prenosi sa kartice artikla. Knjiženjem i pokretanjem korekcije troškova artikla vrednost korekcije artikla koriguje i vrednost knjiženja osnovnog sredstva.
Knjiženjem dokumenta nastaje Proknjižena preklasifikacija artikla u OS. Nastaju povezane stavke GK, artikla, vrednosti i osnovnih sredstava.
Moguće je pokrenuti štampu preklasifikacije artikla u OS.
Preklasifikacija OS u artikle
Unosom u brzu pretragu Preklasifikacija OS u artikle i pokretanjem funkciji Novi otvaramo novi nalog za preklasifikaciju i vršimo prenos OS u artikle.
U zaglavlju naloga je potrebno uneti sledeće podatke:
- Datum knjiženja i datum knjiženja OS na koji se radi knjiženje.
- Uneti broj OS koje se preklasifikuje.
- Definisati dupliranje u knjizi amortizacije (ukoliko se vodi evidencija od dodatnim knjigama amortizacije).
- Proveriti vrstu knjiženja
- Čekirati polje amortizacija po datumima knjiženja u zavisnosti od vrste knjiženja (prethodno polje).
U redovima se unose podaci vezani za artikal:
- Broj artikla koji se stavljaju na
- Lokacija na kojoj se
- Količina koja se stavlja na stanje
- U polju jedinični iznos se unosi po kojoj vrednosti će se vrednovati jedan komad novog
Dodatno se mogu uneti dimenzije na samim redovima. Grupe knjiženja se prenose sa podešavanja.
Knjiženjem dokumenta nastaje Proknjižena pre klasifikacija OS u artikle. Nastaju povezane stavke GK, artikla, vrednosti i osnovnih sredstava.
Moguće je pokrenuti štampu pre klasifikacije artikla u OS.